Il trasloco ufficio viene visto come un momento molto importante per qualsiasi tipo di attività. Può infatti essere considerato come una graduale rinascita e l’inizio di una nuova avventura ma allo stesso tempo può essere causa di stress. Per evitare questa problematica, la soluzione migliore è quella di gestire il trasloco senza troppi ripensamenti e in modo organizzato.
Come organizzare il trasloco ufficio nel migliore dei modi
Organizzare il trasloco dell’ufficio è un’operazione che richiede la giusta attenzione oltre che una precisa suddivisione delle competenze in merito.
Il primo passo è sicuramente quello di stabilire quale è il periodo migliore per compiere il trasloco. Nella maggior parte dei casi le aziende prediligono i periodi di vacanze o i fine settimana per trasferirsi, così da riuscire a garantire il continuo dell’attività lavorativa.
Occorre anche individuare i vari responsabili, ovvero colore che si occuperanno di coordinare insieme le diverse operazioni e di suddividere il lavoro tra i dipendenti. Saranno queste figure a stabilire, con la piantina in mano, dove collocare le postazioni e assegneranno ad ognuna di essa un numero a cui corrisponderà un collaboratore. Ogni singolo lavoratore avrà così a propria disposizione degli scatoloni, dell’imballaggio e del pluriball.
Per riuscire a preparare tutto il materiale in tempo è comunque necessario redigere una lista con alcune attività da compire, come svuotamento degli scaffali e delle scrivanie.
Allo stesso tempo il responsabile dovrà occuparsi di fare un inventario per poter controllare che l’intera gestione e il trasferimento del materiale nel nuovo ufficio avvenga nel modo migliore possibile.
Una buona idea potrebbe essere quella di organizzare in anticipo gli spazi a propria disposizione, chiedendo eventualmente il parere ai dipendenti.
È fondamentale infine informarsi sulle regole da rispettare per il trasferimento dei contratti di luce, acqua, linea telefonica ed internet, in modo tale che il funzionamento sia assicurato fin dal primo giorno.
In linea di massima una ditta traslochi conosce questa incombenza e cerca di fornire un servizio rapido e puntuale, evitando di creare il minimo disagio all’azienda. Nel caso in cui il trasferimento dovesse riguardare un ufficio di piccole dimensioni, potrebbe essere possibile concludere le operazioni dell’arco di una sola giornata.
Chi avvisare in merito al trasloco dell’ufficio
È chiaro che affrontare il trasloco di un ufficio non è facile per qualsiasi tipo di attività. Sicuramente è importante sapersi organizzare in base all’ammontare di oggetti da trasportare e in base al tempo che si ha a disposizione per mantenere la produttività aziendale.
Prima di procedere con il trasloco in modo definitivo occorre ricordarsi di avvisare tutti i clienti, fornitori e collaboratori esterni in merito alla nuova sede. Nel caso in cui non fosse possibile raggiungerli tutti è necessario lasciare un cartello indicando l’indirizzo dell’ufficio, una email e un numero di telefono.
In questo modo gli interessati potranno facilmente scoprire la vostra nuova sede e raggiungervi lì.
Cosa può essere eliminato prima del trasloco e cosa va assolutamente tenuto
Per il trasloco dell’azienda potrebbe essere di grande aiuto la creazione di un elenco dettagliato in cui viene indicata tutta la documentazione presente in archivio. Dovete sapere però che per legge occorre conservare alcuni documenti specifici per diversi anni e che quindi non possono venire eliminati o tantomeno persi.
Tuttavia per partire più leggeri e di conseguenza ridurre l’ingombro è consigliabile digitalizzare l’intera documentazione, archiviandola online sui propri computer.
Allo stesso tempo bisognerà controllare la cancelleria, come evidenziatori, penne e timbri esausti che possono essere tranquillamente gettati via escludendoli dal trasloco.
Questo step precedente è fondamentale per riuscire a partire più leggeri e con solo ciò che è necessario per un trasloco efficace e veloce.
Tutto ciò che è indispensabile alle attività, è funzionante e non necessita di essere sostituito è ciò che dovrete accertarvi di portare nella nuova location. In questo modo tutti i dipendenti arrivati nella nuova sede potranno iniziare subito a lavorare senza troppi sprechi di tempo.
Aspetti burocratici da non dimenticare
Durante il trasloco ufficio bisogna prestare la massima attenzione anche agli aspetti burocratici, che sono totalmente diversi rispetto al trasloco di un’abitazione.
In particolar modo, prima di effettuare il trasferimento occorre assicurarsi di avere una nuova sede che sia registrata come ufficio e non come abitazione o laboratorio. In caso contrario bisognerà provvedere al cambiamento della destinazione d’uso sia per quanto riguarda il punto di vista catastale che urbanistico. Per riuscire nell’intento risulta necessario effettuare un sopralluogo per verificare appunto se il nuovo locale dispone di tutti requisiti richiesti.
Tra questi rientrano ad esempio la presenza del rapporto tra aero-illuminante, l’abbattimento delle barriere architettoniche e i servizi igienici a norma. Una volta certi di aver rispettato le varie leggi modificando l’immobile è necessario informare l’Ufficio dell’Agenzia del Territorio con il cambio di destinazione svolto per i locali. Durante i lavori alla nuova sede non sai dove lasciare alcuni documenti importanti? Trovi qui la soluzione che fa al caso tuo!
Eventualmente si può chiedere assistenza al proprio commercialista.
La soluzione ideale per il trasloco ufficio
Se la quantità di faldoni o di oggetti dovesse risultare troppo ingombrante e il tempo a disposizione limitato, l’opzione ideale ricade sicuramente sull’affidarsi a esperti del settore. Affidandosi a Europa Traslochi, una ditta attiva da anni nel settore dei traslochi nazionali e internazionali, si potrà vivere il trasloco con maggiore serenità. In questo modo le uniche cose a cui si dovrà pensare sarà la preparazione degli scatoloni e la successiva sistemazione della nuova sede.
Se il vostro trasloco dell’ufficio è verso un altro paese Europeo e siete preoccupati per eventuali restrizione COVID, trovate qui un approfondimento in merito.
